Nieuwe technologien vereenvoudigen uw bedrijfsvoering


Nieuwe technologien vereenvoudigen uw bedrijfsvoering

De telefoon rinkelt maar door, en u bent de halve dag kwijt door de files toen u op weg was naar een afspraak. U herkent deze situaties. Maar dit kan wel degelijk totaal anders indien u met veel efficiency gebruik gaat maken van allerlei nieuwe technologische ontwikkelingen.

Maar ja, wat is efficient gebruik? Normaal gesproken mogen we er van uitgaan dat een bepaald iets efficient gebruikt of gedaan is als de behaalde resultaten met zo weinig mogelijk geld of tijd uitgevoerd zijn. De techniek kan hierbij behulpzaam zijn echter, de ‘off-line’ communicatie dient ook goed op elkaar te zijn afgestemd. Zo moet u ervoor zorgen dat iedereen snapt wat er gedaan moet worden, en wat er binnen de organisatie verwacht wordt. Dit zal de eenheid bevorderen, en dit is weer uiterst belangrijk ingeval er op grotere afstand gecommuniceerd moet worden door middel van chatten, video-conferencing of via de telefoon. Vermindering van het aantel schakels is essentieel in het bevorderen van de efficiency.

De probleempunten
Research heeft aangetoond dat niet-efficiente communicatie zo’n veertig procent van de beschikbare tijd binnen het MKB in beslag kan nemen, en dit is dus ongeveer 0,5 Fte. Dit is natuurlijk zonde van tijd en geld. Vaak komen dit soort problemen doordat informatie niet tijdig aankomt, of door niet-gewenste informatie, een niet-ontwikkelde samenwerking of door matige bereikbaarheid.

Dit alles kan en moet anders
Door veel slimmer om te gaan met nieuwe technologien, kunt u veel meer besparen dan alleen tijd. Alle processen binnen uw bedijf zullen veel efficienter verlopen. Uw bedrijf en ook uw medewerkers onderling zullen veel beter bereikbaar zijn evenals uw klanten. Verder zullen u en uw medewerkers beter mobiel kunnen werken, en krijgt uw bedrijf een meer professionele uitstraling.

Hoe begint u met een efficientere communicatie via nieuwe technologien?
Hier volgen zes stappen die leiden naar een meer efficiente communicatie binnen uw onderneming:
1. Zorg voor een goed verloop van de ‘off-line’ communicatie. Betrek uw medewerkers in dit proces, en vraag hun omtrent hun ideeen over een effectievere communicatie.
2. Probeer er achter te komen of uw medewerkers wel open staan voor dit soort nieuwe communicatie technieken, en probeer dit proces te beinvloeden.
3. Inventariseer wat uw bedrijf nodig heeft aan hardware (bijvoorbeeld laptops en telefoons) en software zoals Google Apps, Skype en SaaS.
4. Denk er aan dat al deze technologische hulpmiddelen gesynchroniseerd en op elkaar afgestemd zijn, zodat er geen versippering van informatie plaats vindt.
5. Iedereen in uw organisatie zal zich moeten aanpassen. Begint u daarom met kleine stappen voorwaarts.
6. Houd de gevolgen van dit nieuwe werken goed in de gaten, en zorg voor een doelgericht beheer van aandachtspunten.

Enige aandachtspunten voor efficiency:
– Als die belachelijk volle inbox u irriteert, maak dan de afspraak met uw medewerkers dat elke interne email, behalve de persoonlijke, naar een veilige online omgeving gaat, bijvoorbeeld een blog. Op deze manier heeft iedereen toegang tot deze informatie en kunnen ze onder elkaar daarop reageren.
– Zorg dat u de technologische hulpmiddelen daarvoor gebruikt waarvoor ze eigenlijk bedoeld zijn. Stuurt u bijvoorbeeld geen langdradige emails met uw iPhone, Gebruik echter uw smartphone om korte info voor uw medewerkers of relaties te versturen over bijvoorbeeld een project. Het versturen van emails is geen probleem als het intypen van een bericht maar niet langer duurt dan een paar minuten.
– Bepaal vooraf wat u wilt mededelen, en welk middel u hiervoor wilt gebruiken. Voor een belangrijk bericht kunt u bellen of sms-en. Een chat is weer goed geschikt voor korte en niet belangrijke berichten. Een niet zo urgent en wat langer verhaal is geschikt voor een interne blog of een email.
– Stel dat u ver moet reizen voor een zakelijk afspraak, dan kunt u de files ontlopen en een behoorlijk wat tijd besparen door de vergadering te regelen via video-conferencing. U moet hiervoor wel een webcam hebben en u kunt skype gebruiken voor het bellen met beeld. Nog verder kunt u gaan met web-conferencing. U beschikt dan over bellen met beeld, maar verder heeft u dan ook de mogelijkheid om samen met uw relaties op een whiteboard te tekenen of een presentatie te bekijken.
– Geeft u in uw voicemail of in uw out-of-office-reply duidelijk aan wanneer men van u een reactie verwachten kan. In geval van spoed kunt u aangeven dat een sms bericht de voorkeur verdient.